Case Study · Business Transformation
Prozessaufnahme in sieben Fachbereichen vereinheitlicht
Ein international tätiger Konzern dokumentiert seine Abläufe mit dem Clarius Model Builder direkt in den Fachbereichen – einheitlich, geprüft und freigegeben.
- Mandant
- International tätiger Konzern
Die Ausgangslage
Die Prozesse mehrerer Abteilungen sollten einheitlich und nachvollziehbar dokumentiert werden. Das Wissen über die tatsächlichen Abläufe lag bei den Menschen, die sie täglich bearbeiten.
Eine klassische Aufnahme über Workshops hätte gemeinsame Termine und zusätzliche Vor- und Nachbereitung erfordert. Gesucht war ein Vorgehen, das sich in die laufende Arbeit der sieben Fachbereiche einfügen ließ.
Unser Lösungsansatz
Wir stellten den Fachbereichen den Clarius Model Builder bereit, vorbereitet auf die Organisation mit ihren Bereichen, Rollen und Systemen. Die Mitarbeitenden erfassten ihre Prozesse selbst, Schritt für Schritt entlang tatsächlicher Vorgänge und ohne BPMN-Vorkenntnisse.
Das Werkzeug überführte die Angaben in BPMN-2.0-Diagramme und einheitliche Prozess-Steckbriefe. Konformitätsprüfung, Freigabe und Änderungshistorie sicherten die Dokumentation ab. Unsere Experten unterstützten gezielt bei verzweigten Abläufen und Schnittstellen.
Das Ergebnis
Aufnahme im Arbeitsalltag
Die sieben Fachbereiche organisierten die Erfassung in ihrem eigenen Takt. Tatsächliche Arbeitsschritte, Sonderfälle und Umwege wurden direkt am Vorgang dokumentiert.
Einheitliche Dokumentation
Geprüfte und freigegebene Prozess-Steckbriefe machten Abläufe, Rollen und eingesetzte Systeme über Abteilungsgrenzen hinweg nachvollziehbar.
Grundlage für Optimierung
Die aufgenommenen Schnittstellen, Automatisierungen und Potenziale standen für die weitere Prozessanalyse und die Priorisierung von Verbesserungen bereit.
So haben wir den Case umgesetzt
- 01
Werkzeug vorbereiten
Den Model Builder auf die Organisation mit ihren Fachbereichen, Rollen und Systemen vorkonfigurieren.
- 02
Abläufe erfassen
Die Fachbereiche ihre Prozesse während der laufenden Arbeit Schritt für Schritt dokumentieren lassen, einschließlich Sonderfällen und Schnittstellen.
- 03
Prüfen und freigeben
Komplexe Abläufe fachlich begleiten, die BPMN-Konformität prüfen und einheitliche Prozess-Steckbriefe mit nachvollziehbarer Freigabe erstellen.
- 04
Potenziale auswerten
Die erfassten Prozesse und Automatisierungspotenziale als Grundlage für die anschließende Analyse und Optimierung zusammenführen.
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