Externe Dienstleister für Datenschutz und Compliance?

Autorin: Stephanie Simon-Sommer, Rechtsanwältin

Die Welt, in der wir leben, wird immer unübersichtlicher. Unternehmen müssen sich durch ein wucherndes Dickicht von Gesetzen und Regularien bewegen. Den Weg freischlagen sollen ihre Rechtsabteilungen, bei denen alles Juristische abgeladen wird. Sich um alle Aufgaben angemessen zu kümmern, wird allerdings immer schwieriger. Das liegt zum einen daran, dass der Fachkräftemangel längst die Justiziariate erreicht hat und es häufig an Personal fehlt, um neu dazukommende Aufträge zu stemmen. Auch deshalb hat der Workload in vielen Rechtsabteilungen einen Level erreicht, der „Belastung“ in „Überlastung“ verschärft. Andererseits werden die unternehmenseigenen Juristinnen und Juristen oft mit Routineaufgaben belastet, die den Arbeitstag zwar bis zum Bersten füllen, sie aber gleichzeitig von wirklich wichtigen – sprich: strategisch relevanten – Prozessen und Projekten abhalten. Und die überdies auf die Motivation schlagen und damit Abwanderungsgedanken befeuern. Was also tun?

Stellen wir die Frage anders, lösungsorientierter: Warum alles selbst machen? Warum nicht bestimmte Aufgaben delegieren an externe Dienstleister? Legal Outsourcing ist generell eine attraktive Option für Unternehmen, die ihre Rechtsabteilung so effizient wie möglich einsetzen wollen. Diese Dienstleister

• übernehmen Routine-Aufgaben wie etwa das Prüfen von NDAs oder Verträgen.
• werden zeitweise hinzugezogen, um Spitzen in der Arbeitsbelastung abzufedern.
• springen als Interim-Kräfte (etwa als Elternzeitvertretung) ein.

In unserer immer unübersichtlicheren Welt kann Legal Outsourcing weitere wichtige Aufgaben übernehmen. Stichwort: Datenschutz. Stichwort: Compliance. In beiden Bereichen werden die Anforderungen immer komplexer. Doch lohnt es sich, insbesondere für mittelständische Unternehmen, die entsprechende Expertise im eigenen Hause aufzubauen? Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels? Oder ist es effizienter und kostengünstiger, sich diese Expertise extern „einzukaufen“?

Externe Dienstleister für Datenschutz

Clarius.Legal ist ein solcher externer Dienstleister. Zu unseren Angeboten zählen Datenschutz-Audits, die es Unternehmen ermöglichen, schnell und umfassend Schwachstellen in Unternehmensprozessen zu identifizieren. Wer einen Schritt weiter gehen will: Wir bieten ein modular aufgebautes Datenschutzmanagement an, das es Unternehmen ermöglicht, aufwendige Prozesse zu automatisieren und zugleich zu priorisieren. Damit gehören Unsicherheiten in der Verantwortlichkeit und der Kommunikation der Vergangenheit an.

Alternativ – oder ergänzend – können Unternehmen einen externen Datenschutz-Beauftragten in die Pflicht nehmen, sich um alle juristischen Herausforderungen rund um den Datenschutz zu kümmern. Dieses Angebot gibt es selbstverständlich ebenfalls bei Clarius.Legal. Wer auf die externe Lösung setzt, muss die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht schulen und kann sie für ihre eigentlichen Aufgaben einsetzen. Auch für die Außenwirkung sind externe Datenschutz-Beauftragte hilfreich: Sie zeigen, wie viel Wert das Unternehmen auf Up-to-date-Datenschutz legt. Das schafft Vertrauen, auch gegenüber den Aufsichtsbehörden.

Externe Dienstleister für Compliance

Während die Wichtigkeit des Datenschutzes spätestens seit der DSGVO-Einführung in den Unternehmen angekommen ist, wird der Wert von Compliance häufig noch unterschätzt. Das ändert sich gerade, nicht zuletzt durch die Vorgaben der CSRD. Die Corporate Social Responsibility Directive der Europäischen Union zwingt rund 15.000 der größten deutschen Unternehmen, ihre Nachhaltigkeitsberichte nach definierten Vorgaben zu erstellen. Damit soll eine internationale Vergleichbarkeit wie bei Finanzberichten erreicht werden. Das Nachhaltigkeitsverständnis der CSRD-Vorgaben beschränkt sich dabei nicht auf CO2-Reduktion und Recycling, sondern sieht soziale Faktoren als ebenso wichtig an wie die Governance, also Unternehmensführung. Eine überzeugende Compliance macht den Kern einer guten Unternehmensführung aus. Mit anderen Worten: Compliance wird noch stärker vom „Nice to Have“ zum „Must Have“.

Auch hier stellt sich die Frage: Muss diese Expertise in-house aufgebaut werden oder ist ein externer Dienstleister sinnvoller? Clarius.Legal berät von einzelnen Compliance-Maßnahmen bis hin zum Aufbau eines vollständigen Compliance-Management-Systems. Auf Wunsch stellt Clarius.Legal einen externen Compliance-Beauftragten, der dafür zuständig ist, bei zunehmender Regulierungsdichte rechtskonform zu agieren und Schäden abzuwenden. So profitieren Unternehmen von der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und verhindern effektiv Interessenkonflikte.

Die Devise: „Outsource the work that keeps you from working.“ Damit die Angestellten in der Rechtsabteilung sich auf die wirklich sinnstiftenden Aufgaben konzentrieren können.