E-Rechnung 2027: Rechnungsprozesse und Liquidität im Blick

Ein PDF im E-Mail-Postfach ist schnell verschickt, doch damit ist noch nicht gesagt, dass eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn als E-Rechnung gilt. Entscheidend sind vielmehr strukturierte Rechnungsdaten, ein nachvollziehbarer Verarbeitungsweg und die Frage, welche Übergangsregelung im konkreten Geschäftsfall tatsächlich greift.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten zwar noch Übergangsregelungen, doch auch diese werden zunehmend zu einem strategischen Planungsfaktor: Für viele Unternehmen endet die Möglichkeit, weiterhin eine sonstige Rechnung auszustellen, am 31. Dezember 2026.

Was sich zum Jahreswechsel 2026/2027 ändert

Das Bundesfinanzministerium unterscheidet ausdrücklich zwischen dem Empfang und der Ausstellung. Während für den Empfang keine entsprechende Übergangsfrist vorgesehen ist, muss ein Unternehmen E-Rechnungen bereits heute annehmen können; dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Mit dieser technischen Mindestvoraussetzung ist allerdings noch kein belastbarer Rechnungsprozess geschaffen, denn die eigentliche Herausforderung beginnt dort, wo Rechnungsdaten geprüft, zugeordnet, freigegeben und anschließend revisionssicher weiterverarbeitet werden.

Bei der Ausstellung darf bis zum 31. Dezember 2026 grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwendet werden. Dazu zählen je nach Fall beispielsweise Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – ein gewöhnliches PDF, das die Voraussetzungen einer E-Rechnung nicht erfüllt. Die Pflicht zur Ausstellung betrifft grundsätzlich steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen; gesetzliche Ausnahmen sind gesondert zu prüfen. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027; auch bestimmte EDI-Verfahren dürfen bis dahin weiter genutzt werden. Unternehmen sollten diese Verlängerungen jedoch nicht mit einer generellen Ausnahme verwechseln, sondern sie als sachverhaltsabhängige Übergänge verstehen, die in den eigenen Prozessen sauber dokumentiert werden müssen.

Die Übergangsregelung ist deshalb keine pauschale Befreiung, sondern hängt vom Umsatz, vom verwendeten Verfahren, vom Zeitpunkt des Umsatzes und vom jeweiligen Geschäftsvorgang ab. Gerade bei Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften, unterschiedlichen Abrechnungssystemen oder stark variierenden Geschäftspartnern ist eine getrennte Prüfung sinnvoll, weil eine zentrale Vorgabe nicht automatisch alle Konstellationen abdeckt.

E-Rechnung ist mehr als ein Dateiformat

Eine E-Rechnung muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen, weshalb das strukturierte Format den entscheidenden Teil des Dokuments bildet. Das BMF nennt insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als Formate, die die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen können; die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind davon ausgenommen. Für Unternehmen ist damit allerdings noch nicht beantwortet, wie die Daten in die bestehende Systemlandschaft gelangen und ob sie dort tatsächlich ohne Medienbruch verarbeitet werden können.

Für die Praxis reicht die Formatwahl allein jedoch nicht. Zu prüfen sind mindestens diese Prozessstellen:

• Kann das Unternehmen eingehende Rechnungen zuverlässig annehmen, automatisch oder manuell dem richtigen Auftrag oder Vertrag zuordnen und bei Rückfragen eine eindeutige Bearbeitungshistorie vorhalten?
• Werden Pflichtangaben und strukturierte Daten vor der Weiterverarbeitung validiert, damit formale Fehler nicht erst bei der Buchung oder im späteren Mahnprozess auffallen?
• Ist geklärt, wie Korrekturen, Anhänge, Sammelrechnungen und Abschlagsrechnungen behandelt werden, wenn sie unterschiedliche Daten- und Freigabelogiken auslösen?
• Gelangen Freigabe, Fälligkeit und Zahlungsstatus ohne Medienbruch ins Forderungsmanagement, sodass offene Posten nicht in voneinander getrennten Ablagen nachverfolgt werden müssen?
• Sind die Zuständigkeiten für Lieferanten, Buchhaltung, Einkauf und IT so dokumentiert, dass auch Vertretungen und spätere Systemänderungen abgedeckt sind?

Das BMF schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor; möglich sind unter anderem E-Mail, Schnittstellen, Portale oder andere zwischen den Parteien vereinbarte Wege. Diese Flexibilität erleichtert die Umstellung, erhöht aber zugleich die Anforderungen an die interne Dokumentation, weil ein Unternehmen nachvollziehbar festhalten können sollte, wann eine Rechnung eingegangen ist, welche Daten im Zweifel führend sind und wie die weitere Verarbeitung bis zur Freigabe und Zahlung erfolgt.

Was die E-Rechnung mit Liquidität zu tun hat

Die Umstellung wird häufig als Steuer- oder IT-Projekt behandelt, für Finance Operations ist sie jedoch ebenso ein Prozessprojekt. Je früher eine Rechnung geprüft, freigegeben und korrekt verbucht wird, desto verlässlicher wird der Blick auf offene Posten und Fälligkeiten; das verbessert zwar nicht automatisch den Zahlungseingang, kann aber unnötige Verzögerungen im eigenen Ablauf verhindern und die Grundlage für eine konsequente Nachverfolgung schaffen.

Der EU Payment Observatory Annual Report 2025 zeigt, warum diese Prozessperspektive relevant ist: Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen berichtete von Problemen durch verspätete Zahlungen, während längere Zahlungsziele in 87 Prozent der ausgewerteten Fälle mit längeren Zahlungsperioden verbunden waren. Für Unternehmen folgt daraus keine automatische Wirkung der E-Rechnung, wohl aber ein klarer Prüfauftrag: Rechnungsdaten, Vertragsbedingungen und die Nachverfolgung offener Forderungen sollten nicht in getrennten Ablagen verschwinden, wenn Zahlungsrisiken frühzeitig erkannt und bearbeitet werden sollen.

Eine E-Rechnung ersetzt dabei weder Bonitätsprüfung noch Mahnprozess und ist auch kein Garant für einen schnelleren Zahlungseingang. Sie schafft vielmehr eine bessere Datengrundlage, wenn die Informationen vom Rechnungseingang bis zur offenen Forderung konsistent bleiben; wer die Umstellung deshalb ausschließlich technisch abnimmt, lässt einen wesentlichen Teil ihres betriebswirtschaftlichen Nutzens ungenutzt.

Diese Prüfung sollte jetzt auf die Agenda

Ein sinnvoller erster Schritt ist eine Bestandsaufnahme der Rechnungstypen und Geschäftspartner, bei der Unternehmen zwischen B2B, B2G, grenzüberschreitenden Sachverhalten, Kleinbeträgen und den ausdrücklich geregelten Ausnahmen unterscheiden. Erst auf dieser Grundlage lässt sich belastbar festlegen, welche Formate und Übermittlungswege in den jeweiligen Prozessen zulässig, technisch verfügbar und organisatorisch praktikabel sind.

Danach folgt die eigentliche Prozessprüfung, die vom Rechnungseingang über die Kontrolle strukturierter Daten bis zum Beginn der Zahlungsfrist und zur Dokumentation von Rückfragen, Korrekturen und Mahnungen reichen sollte. Erst in dieser Verbindung werden aus steuerlichen und technischen Vorgaben belastbare Abläufe für Vertragsmanagement, Buchhaltung und Forderungsmanagement.

Wichtig ist außerdem, die Übergangsregel nicht zum Dauerprovisorium werden zu lassen. Unternehmen mit regulärer Übergangsfrist sollten die verbleibende Zeit nutzen, um Lieferantenkommunikation, Freigaberegeln und Archivierung unter realistischen Bedingungen zu testen, während kleinere Aussteller die Umsatzgrenze und den verlängerten Zeitraum gesondert dokumentieren sollten. Eine pauschale Aussage wie „E-Rechnung gilt erst ab 2027“ ist für die Praxis deshalb zu ungenau und kann dazu führen, dass bereits bestehende Empfangs- oder Prozesspflichten übersehen werden.

Forderungsmanagement im Blick behalten

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein Anlass, auch die nachgelagerten kaufmännischen Abläufe in den Blick zu nehmen: Wie werden offene Forderungen nachverfolgt, Fristen überwacht und Zahlungsstände dokumentiert? Clarius Services bietet Managed Finance Services unter anderem im Forderungs-, Claim-, Credit-Risk- und Vertragsmanagement an.