Bedeutung der geplanten Änderung des Nachweisgesetzes

In einem aktuellen Vorstoß zur Bürokratieentlastung beabsichtigt die Ampel-Koalition das Nachweisgesetz zu ändern, um moderne Arbeitsweisen zu unterstützen und den administrativen Aufwand für Arbeitgebende und Arbeitnehmende zu reduzieren. Rechtsanwältin Stephanie Simon-Sommer berät Unternehmen u.a. zu arbeitsrechtlichen Themen und kennt die Herausforderungen aus ihrer Inhouse-Erfahrung in Rechtsabteilungen verschiedener Unternehmen und auch als Führungskraft. Im Interview gibt sie einen Überblick der geplanten Neuerungen des Nachweisgesetzes für die Gestaltungsmöglichkeiten bei Arbeitsverträgen.

Die Ampel-Koalition plant eine Änderung im Nachweisgesetz, die die Dokumentation im Zusammenhang mit Arbeitsverträgen betrifft. Worum geht es genau?

Die geplante Änderung zielt darauf ab, die bisherige Schriftform für die gemäß Nachweisgesetz erforderliche Dokumentation der wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses durch die Textform zu ersetzen. Dies bedeutet, dass Arbeitgebende künftig nicht mehr verpflichtet sein werden, diese Bedingungen physisch auf Papier auszudrucken, zu unterschreiben und auszuhändigen. Eine elektronische Form, wie etwa eine einfache elektronische Signatur oder gar eine E-Mail, würde künftig – so der aktuelle Stand – ausreichen.

Welche konkreten Vorteile wird diese Änderung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bringen?

Arbeitgebende könnten erheblich Zeit und Ressourcen sparen, da der physische Austausch von Dokumenten entfällt. Dies vereinfacht Prozesse, besonders in Zeiten von Remote Work und akutem Fachkräftemangel. Viele Unternehmen lassen Arbeitsverträge immer noch ausschließlich handschriftlich unterzeichnen, um eine gesonderte Dokumentation und damit einen weiteren Arbeitsschritt im Einstellungsprozess aufgrund der Anforderungen des Nachweisgesetzes zu vermeiden. Dadurch verlieren sie wertvolle Zeit und im schlimmsten Fall sogar den Wunschkandidaten oder die Wunschkandidatin.

Durch die geplanten Änderungen des Gesetzes erhielten die Arbeitnehmenden ihre Arbeitsverträge und damit gleichzeitig die nach dem Nachweisgesetz erforderliche Dokumentation schneller und einfacher und könnten diese direkt elektronisch speichern. Arbeitgebende könnten ihre Vertragsangebote also unmittelbar nach einer Zusage an die Kandidaten und Kandidatinnen versenden und müssten im Anschluss keine gesonderte zweite Version des Arbeitsvertrages handschriftlich unterzeichnen lassen oder eine separate handschriftlich unterzeichnete Dokumentation zur Verfügung stellen, um den Anforderungen des Nachweisgesetzes zu genügen. Insbesondere die Fristen, welche im Nachweisgesetz enthalten sind, ließen sich so sehr viel einfacher einhalten und damit sinkt auch das Bußgeldrisiko immanent.

Diese Änderung könnte folglich eine umfassendere Digitalisierung von Arbeitsprozessen fördern. Die Vereinfachung der Dokumentation kann zu effizienteren Abläufen führen und ermöglicht dann einen noch umfassenderen Einsatz fortschrittlicher Technologien wie Dokumentengeneratoren zur vollautomatischen Vertragserstellung und -dokumentation.

Gibt es Bedenken hinsichtlich der geplanten Neuerung im Nachweisgesetz?

Hierzu bleibt die konkrete Ausgestaltung abzuwarten. Aktuell ist vorgesehen, dass Unternehmen einen Übermittlungs- und Empfangsnachweis zur Verfügung stellen. Es wird also arbeitgeberseitig sichergestellt werden müssen, dass die Dokumente auf einem dauerhaften Datenträger gesichert werden können.

Etwaige Bedenken hinsichtlich der Beweiskraft elektronischer Dokumente könnten dann durch die Etablierung automatisierter Prozesse beispielsweise mit Hilfe von Dokumentengeneratoren ausgeräumt werden. Auf diese Weise könnte eine verlässliche Dokumentation sichergestellt werden, die selbst im Streitfall physisch signierten Dokumenten gleichgestellt ist.

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